Hausverwaltung. Steuerberatung. Gastronomie. Kein Musterbeispiel — echte Befunde aus abgeschlossenen Audits.
Hausverwaltung & WEG-Verwaltung, Nordrhein-Westfalen. Audit abgeschlossen, Phase 1 aktiv.
Regionale Hausverwaltung mit 1.240 verwalteten Einheiten, 14 Mitarbeitenden und einem Portfolio aus Miet- und WEG-Objekten. Familiengeführt seit über 20 Jahren. Gut vernetzt im lokalen Immobilienmarkt. Die Abläufe wurden mit dem Unternehmen groß — nicht neu gedacht.
Reparaturmeldung per Telefon, Notiz auf Zettel, E-Mail an Handwerker ohne Tracking, keine Rückmeldung an Mieter. In dieser Zeit entstehen Schadenfolgekosten und Beschwerden.
Vier bis sechs Wochen blockieren zwei Mitarbeitende vollständig. Belege aus verschiedenen Quellen zusammentragen, manuell zuordnen, einzeln eintippen. Fehler führen zu Einsprüchen.
Mieteranfragen per Telefon und E-Mail, ohne zentrales Tracking. Rund 18 % der Anfragen werden nicht vollständig bearbeitet oder finden kein dokumentiertes Ende.
Bestandsaufnahme aller Verwaltungsprozesse: Anfragenbearbeitung, Handwerkersteuerung, Kommunikationswege. Ticketsystem eingeführt, Handwerkerbeauftragung digitalisiert. Erste automatisierte Mietermeldungen live.
Nebenkostenabrechnung automatisiert. Mieterportal ausgerollt. Digitale Wohnungsübergabe mit Fotodokumentation und automatischer Archivierung. Leerstandsmonitoring in Echtzeit.
Reporting für Eigentümer automatisiert. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. WEG-Kommunikation strukturiert und revisionssicher. DPM im Sparring, Themenpate im Haus.
Steuerberatungskanzlei, Nordrhein-Westfalen. Audit abgeschlossen, Phase 1 aktiv.
Mittelständische Steuerberatungskanzlei mit 340 aktiven Mandaten, 22 Mitarbeitenden. Spezialisierung auf Unternehmensberatung, Jahresabschlüsse und laufende Finanzbuchhaltung für Gewerbebetriebe und Freiberufler. Gut aufgestellt fachlich. Organisatorisch gewachsen — nicht gebaut.
Kein Onboarding-Dokument, kein Handbuch, alles läuft über mündliche Weitergabe. Neue Mitarbeitende fast drei Monate eingeschränkt produktiv. Hohe Abhängigkeit von Schlüsselpersonen.
Fristen im Kopf des zuständigen Beraters. Keine systemseitige Wiedervorlage, keine Vertretungslogik bei Urlaub oder Krankheit. Risiko für Mandant und Kanzlei täglich präsent.
Über die Hälfte der Arbeitszeit fließt in koordinative Tätigkeiten: Ablage, Kommunikation, manuelle Zeiterfassung, Rechnungsstellung. Kerngeschäft kommt zu kurz.
Bestandsaufnahme aller Mandatsprozesse, Zeiterfassungs- und Abrechnungsworkflows. Einführung digitales Onboarding-Handbuch. CRM-Setup mit Fristenmanagement. Erste automatisierte Abrechnungsroutinen live.
Mandantenportal eingeführt. Automatisierte Statusmeldungen. Dokumenten-KI für Ablage und Wiedervorlage. Zeiterfassung vollständig digital und mit Abrechnung verknüpft.
KI-Layer auf Dokumentenverarbeitung ausbauen. Wissensmanagement im System, nicht bei Personen. DPM im Sparring, Themenpate in der Kanzlei.
Gastronomie-Holding, Hannover. Phase 1 aktiv seit April 2026.
Gastronomie-Holding mit mehreren Marken, über 250 Mitarbeitenden und mehr als 1.200 Events pro Jahr. Stationäre Gastronomie, Catering und Eventlocations unter einem Dach. Einer der größten regionalen Gastro-Player seiner Art.
Branchenbenchmark liegt bei 30 bis 35 %. Größter einzelner Hebel mit Potenzial von mehreren Hunderttausend Euro.
Vier Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung. Geschätzter manueller Aufwand allein für Reportings: 1.500 bis 2.500 Stunden.
Bestellungen werden beobachtet, nicht gesteuert. Frühindikator-Logik fehlt. Reaktive Steuerung statt Prognose.
Echtzeit-Dashboard Pilot. Personalkosten-Analyse. Reporting-Automatisierung.
Roll-out auf alle Einheiten. CRM-Einführung. Kampagnen-Steuerung.
KI-Layer ausbauen. Themenpate im Haus. DPM im Sparring.
Das Vorgehen ist dasselbe.